Топ-менеджер: основы работы в программе

Пользователь с правами доступа "Топ-менеджер" - это пользователь, который имеет самые полные права в системе. Он может редактировать и задавать прейскуранты, скидки, поставки и многое другое. Он полностью выполняет функции финансового и управленческого учета, имеет доступ ко всем имеющимся отчетам программы. Пользователь "Менеджер" имеет несколько урезанные права по сравнению с "Топ-менеджером", в частности в плане управления финансами. Сотрудники с правом доступа "Топ-менеджер" и "Менеджер" закрепляются за департаментом типа "Офис"

Вход в программу

Работа с системой Итигрис Оптима полностью осуществляется через интернет, следовательно для работы вам будет необходим интернет-браузер. Мы рекомендуем использовать браузер Mozilla Firefox.

Вход в программу осуществляется по логину, паролю и сертификату пользователя. Подробнее о входе в программу

Для удобства ежедневного доступа в программу рекомендуем вам добавить адрес вашего приложения Итигрис Оптима в закладки Mozilla Firefox (Подробнее), разместить ярлык программы на рабочем столе вашего компьютера (Подробнее) или сделать Итигрис Оптима стартовой страницей браузера Mozilla Firefox (Подробнее)

После входа в систему перед вами появится рабочий экран работника склада

В правом верхнем углу всегда будет указан текущий пользователь системы и департамент (1). Кнопка "Новая вкладка" позволяет открыть еще одну вкладку с программой. Кнопка "Выйти" позволяет выйти из программы текущему пользователю и войти новому. В левой части экрана находится Главное меню (2). В левом нижнем углу экрана находится кнопка "Помощь"(3). Вы можете использовать ее при возникновении вопросов по работе с системой Итигрис Оптима.

Подробнее о том, каким образом вы можете получить поддержку по работе в программе, можно узнать ЗДЕСЬ

ВАЖНО: Для того, чтобы специалисты технической поддержки Итигрис Оптима могли оперативно работать с вашими вопросами по работе с программой, пожалуйста, проследите за тем, чтобы на рабочем столе вашего компьютера обязательно присутствовала программа для удаленного доступа Ammyy Admin и, по возможности, программа Skype. Если их нет, установите их самостоятельно или обратитесь к системному администратору вашей организации с просьбой установить данные программы на вашем компьютере.

Скачать программу Ammyy Admin
Инструкция по установке программы Ammyy Admin

Скачать программу Skype

После входа в программу, Вы можете выполнять необходимые операции:

1. Создайте и поддерживайте в актуальном состоянии прейскуранты на товары и услуги

Прейскуранты на товары и услуги нужны для того, чтобы в момент оформления заказа в магазине или во время оформления очередной поставки товара в графу "Розничная стоимость" автоматически подставлялось соответствующее значение из прейскуранта.

1.1.Прейскурант на товары

Для того, чтобы создать или редактировать прейскурант на товары, перейдите в пункт меню "Ценовая политика" - "Прейскурант". На экране появится окно создания прейскурантов по видам товаров. В начале работы с программой прейскуранты пустые, их нужно заполнить.

В системе Итигрис Оптима можно задать прейскуранты на следующие виды товаров:

1. Линзы - это очковые линзы
2. Оправы - это оправы для корригирующих очков
3. Контактные линзы
4. Аксессуары - это сопутствующие товары (футляры, растворы, салфетки и т.д)
5. Солнцезащитные очки
6. Массовка - это готовые очки

Чаще всего заполняются прейскуранты на линзы и контактные линзы. Остальные товары - при необходимости

Более подробно о том, как заполнить прейскурант на товары в начале работы, можно узнать ЗДЕСЬ
Видео о создании прейскуранта на товары Посмотреть

1.2. Прейскурант на услуги

Для того, чтобы создать или редактировать прейскурант на услуги, перейдите в пункт меню "Ценовая политика" - "Услуги". На экране появится Журнал услуг, в котором вы сможете создать новую услуги или редактировать имеющуюся. В начале работы с программой Журнал услуг пустой, его нужно заполнить. В дальнейшем топ-менеджеру следует поддерживать прейскурант на услуги в актуальном состоянии, а именно следить за ценами на услуги и добавлять\удалять услуги.

При добавлении услуги обратите внимание на поле "Могут оказывать".

Галочка в поле "Офтальмолог" будет означать, что данная услуга будет доступна для выбора в заказе "Проверка зрения"
Галочка в поле "Магазин" будет означать, что данная услуга будет доступна в заказах "Продажа", "Ремонт " и "Контактные линзы"
Галочка в поле "Цех" будет означать, что данная услуга будет доступна в заказе "изготовление очков"

Чтобы услуга отображалась во всех заказах, проставьте все галочки.

Более подробно о том, как заполнить прейскурант на услуги, можно узнать ЗДЕСЬ
Видео о создании прейскуранта на товары Посмотреть

2. Управляйте скидками

Система Итигрис Оптима позволяет гибко настраивать систему скидок в вашей организации. Для того, чтобы продавцы могли применять скидки в заказах, их необходимо сначала завести в разделе "Ценовая политика" - "Скидки". В дальнейшем поддерживайте список скидок всегда в актуальном состоянии.

В системе Итигрис Оптима существует несколько видов скидок: Стандартные скидки, Купоны, Автоматические скидки, Скидки по карте клиента и Уцека товара.

Подробнее о том, чем отличаются данные виды скидок и как их правильно завести в системе, можно ЗДЕСЬ
Видео о создании системы скидок Посмотреть

3. Управляйте счетами и движением денежных средств

Система Итигрис Оптима предоставляет широкие возможности по учету и контролю денежных средств на счетах организации.

В начале работы с программой заведите необходимые счета в системе. Рекомендуем завести как минимум один безналичный ("расчетный") и наличный ("касса организации") счет, а также отдельные безналичные счета для каждого магазина. Все созданные счета, а также их баланс будут отображаться в Журнале счетов.

Далее счета нужно "привязать" к соответствующим магазинам и на них будет аккумулироваться наличная выручка магазинов. Также для каждого магазина следует указать счет для инкассаций, куда будет перечисляться инкассированная из магазина выручка.
Подробнее о том, как создать и редактировать счета, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как привязать счета к магазинам, можно узнать
ЗДЕСЬ

На созданных счетах нужно отображать все движение денежных средств. Продажи в магазинах, а также взаиморасчеты с поставщиками (если их вести в программе корректно) будут учитываться на соответствующих счетах автоматически. Все остальные операции по счетам следует заносить вручную.

Если со счета расходуются средства (например на арендную плату, на хозяйственные нужды и т.д.) следует создать операцию списания средств со счета, указав подходящую категорию списания. Если на счет вносятся средства (например доходы от прочих видов деятельности), следует создать операцию внесения средств на счет, указав подходящую категорию поступления. Если требуется перевести средства со счета на счет, то следует оформить операцию перевода средств со счета на счет.
Подробнее о том, как списать средства со счета, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как внести средства на счет, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как перевести деньги со счета на счет, можно узнать ЗДЕСЬ

Завести необходимые категории списания или поступления средств рекомендуем заранее. Однако их можно будет добавлять и в процессе работы. Следует отметить, что любую "ручную" операцию по счету следует отображать в программе только после того, как она была совершена по факту.

В ходе работы сотруднику с уровнем доступа "Топ-менеджер" необходимо будет утверждать и проводить или отменять операции по счетам, созданные в магазинах. Только после утверждения и проведения операции топ-менеджером будет осуществлено движение денежных средств. В случае отмены операции топ-менеджером никаких изменений на счете не произойдет.
Подробнее о том, как утвердить операцию по движению денежных средств, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как провести операцию по движению денежных средств, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как принять инкассацию денежных средств, можно узнать ЗДЕСЬ

 

4. Контролируйте взаиморасчеты с поставщиками

Система Итигрис Оптима позволяет полностью учитывать и контролировать взаиморасчеты с поставщиками. Вы сможете отслеживать задолженность по поставкам по каждому поставщику, котролировать платежи по задолженностям, привязвать платежи к конкретным поставкам и т.д.

Подробнее узнать о том, как контролировать взаиморасчеты с поставщиками, вы можете из следующих статей:

Как занести реквизиты поставщиков?
Как создать задолженность по поставщику?
Как привязать задолженность к поставке?
Как привязать платеж к задолженности?
Как распределить платеж по задолжностям поставщику?
Как аннулировать задолженность?
Как создать платеж поставщику?

Также вы можете использовать в работе следующие отчеты по поставщикам:

Остатки товара по поставщикам
Закупки и продажи по поставщикам

5. Управляйте персоналом

Для более удобного и наглядного представления о графике работы ваших сотрудников рекомендуем завести в системе и поддерживать в актуальном состоянии Табель учета рабочего времени сотрудников

Табель учета рабочего времени позволит вам назначать график работы конкретных сотрудников, отмечать больничные, отпуска и т.д. Вы также можете назначить ответственных за ведение Табеля в каждом департаменте.
Подробнее о том, как пользоваться табелем рабочего времени, можно узнать ЗДЕСЬ

Также, на основании отчетов вы можете рассчитывать зарплату ваших сотрудников
Подробнее о том, как пользоваться зарплатными отчетами по сотрудникам, можно узнать ЗДЕСЬ

6. Контролируйте операции

В системе Итигрис Оптима имеется несколько видов операций, которые требуют обязательного подтверждения сотрудником с правами доступа "Топ-менеджер". К таким операциям относятся: списание товара, списание или поступление денег на счета, перевод денег между счетами, инкассации наличных денег из магазинов. Только после отметки о том, что Топ-менеджер утвердил данную операцию, она будет считаться состоявшейся. Также операцию можно отменить, тогда никаких движений в программе не произойдет.

Подробнее о контроле операций вы можете узнать из следующих статей:

Как утвердить или отменить заявку на списаниие товара?
Как утвердить операцию?
Как провести операцию?
Как получить инкассацию денежных средств из магазина?

7.  Анализируйте результаты работы вашей организации с помощью отчетов

Итигрис Оптима позволяет сотруднику с правами доступа Топ-менеджер получать исчерпывающую информацию о показателях деятельности организации с помощью всевозможных отчетов. Из них вы сможете получить практически любую информацию по разным направлениям деятельности организации: продажи, движение товаров, динамика выручки и рентабельности, управление запасами и т.д.

 

Все отчеты разделены на несколько групп, в зависимости от назначения используемых данных: Отчеты по клиентам, Отчеты бухгалтерии, Отчеты менеджмента, Отчеты по поставщикам, Управленческий учет (движение денежных средств)

Поздравляем! Теперь вы почти готовы начать работу в программе ИТигрис Оптима! Однако для закрепления информации рекомендуем вам просмотреть видеозапись вебинара для работников склада:

Вебинар "Управленческий учет и контроль операций"

Вебинар "Отчеты менеджмента"