Почему могут не сходиться отчеты за смену в магазине?

Каждый магазин после окончания смены должен «подбивать» итоги  своей работы за день. Отчеты ИТигрис Оптима и кассового аппарата (ККМ) должны сходиться с фактическим количеством денег, принятых от клиентов за день.


Перед тем как закрыть смену в магазине, сверьте следующие данные:

1. Количество фактически принятых денег от клиентов за смену.

Это наличные и оплата банковскими картами. Используйте отчет терминала (безналичные платежи) и посчитайте сумму поступивших наличных денег в кассу за смену.

2. Раздел Пробито по кассе в отчете Результаты за период.

Этот раздел покажет сумму взаиморасчетов с клиентами, оформленными в программе.

3. X-отчет ККМ (без гашения).

Отчет отображает информацию о взаиморасчетах с клиентами на основании пробитых чеков.

Соответствующие показатели по продажам за смену должны совпадать во всех трех случаях.


Чтобы закрыть смену без расхождений:

1. Сверьте операции по каждым платежам отдельно:

  • Продажи и возвраты наличными сравните с фактическим количеством денег в кассе.
  • Продажи и возвраты по банковской карте сравните с отчетом терминала.

2. Сравните X-отчет ККМ и Результаты за период:

  • Значение Выручки из Х-отчета ККМ равно значению Итого в отчете Результаты за период.
  • Значение Выручки из Х-отчета ККМ совпадает с фактической суммой наличных денег в кассе + продажи по банковской карте.

4. Снимите Z-отчет с гашением на ККМ.


Разберем подробнее как сравнить отчеты и их возможные причины расхождения.

Сравнение X-отчета ККМ и отчета Результаты за период

Чтобы сравнить X-отчет ККМ и раздел Пробито по кассе в отчете Результаты за период, обратите внимание на несколько показателей.

1. Общая сумма пробитых за смену чеков, без учета отмен и возвратов.

Сумма пробитых чеков продаж за смену включает в себя наличные и безналичные платежи.

Это число должно совпадать с суммой показателей из раздела Пробито по кассе: 

  • Пробито по кассе (нал.).
  • Пробито по кассе (безнал.).

В обоих отчетах данный показатель рассчитывается без учета отмен и возвратов.

2. Пробито по кассе наличными.

В ККМ и системе ИТигрис Оптима этот показатель означает следующее:

  • В Х-отчете ККМ — это сумма всех чеков продаж за наличные, пробитых за смену.
  • В отчете Результаты за период — это сумма всех платежей с типом платежа Наличные, оформленных в программе за смену.

В обоих случаях показатель приводится без учета отмен и возвратов.

Проводя сверку в конце смены, ориентируйтесь в первую очередь на фактическое количество наличных денег в кассе. Если сложить наличные в кассе с суммой отмен и возвратов наличными, вы получите данный показатель.

Примеры:

  • В кассе у вас наличных денег 24 384 руб. Вы вернули клиенту наличными 2 700 руб. Получается пробито по кассе наличными 27 084 руб.
  • В программе платеж был принят, но чек на него не распечатан. Тогда данный показатель в Х-отчете будет меньше соответствующего показателя в отчете Результаты за период на величину данного платежа.

3. Пробито по кассе плат. картой.

В ККМ и системе ИТигрис Оптима этот показатель означает следующее:

  • В Х-отчете ККМ — это сумма всех чеков продаж, оплаченных банковскими картами за смену.
  • В отчете Результаты за период — это сумма всех платежей с типом платежа Безналичные, оформленных в программе за смену.

В обоих случаях показатель приводится без учета отмен и возвратов. Все остальное по аналогии с наличными платежами.

4. Чеков возвратов продаж.

В ККМ и системе ИТигрис Оптима этот показатель означает следующее:

  • В Х-отчете ККМ — это сумма всех пробитых за смену чеков отмены заказов или возврата по наличному и безналичному расчету. Ниже представлена разбивка на отмены/возвраты по платежам.
  • В отчете Результаты за период — это сумма всех платежей Отмены заказов и Возвраты, оформленных в программе за смену.

5. Выручка.

Главный показатель, по которому производится сверка результатов работы за смену. В X-отчете и в отчете Результаты за период рассчитывается с учетом отмен и возвратов.

Это фактическая выручка магазина за смену в сумме по наличным и безналичным платежам.

Различные случаи расхождений в отчетах за смену и варианты решений

  1. Выручка в X-отчете больше, чем в программе и больше фактически принятых от клиента денег за смену.
  2. Выручка в X-отчете меньше, чем в программе и меньше фактически принятых от клиента денег за смену.
  3. Сумма полученных от клиентов наличных денег меньше, а сумма платежей по банковской карте больше, чем в отчетах за смену.
  4. Сумма полученных от клиентов наличных денег больше, а сумма платежей по банковской карте меньше, чем в отчетах за смену.

Выручка в X-отчете больше, чем в программе и больше фактически принятых от клиента денег за смену

Такая ситуация может сложиться по нескольким причинам.

1. Некоторые чеки продаж были распечатаны несколько раз.

Например, чек на заказ в 1 000 руб. был пробит два раза. В Х-отчете по этим операциям будет отображаться 2 000 руб., а в отчете Результаты за период все равно останется 1 000 руб.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму выручка в X-отчете больше фактической выручки и данных в отчете Результаты за период.
  2. Определить по каким заказам чеки напечатаны несколько раз.
  3. Сделать отмену лишних чеков продажи.

Подробнее про отмену лишних чеков продаж.

2. Некоторые чеки отмены заказов или возврата не были распечатаны.

Например, клиент вернул заказ на 1 000 руб. и чек через ККМ не был распечатан. В Х-отчете операция возврата не будет учтена. А в отчете Результаты за период будет возврат на 1 000 руб.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму выручка в X-отчете больше фактической выручки и данных в отчете Результаты за период.
  2. Определить по каким заказам или отменам не напечатаны чеки.
  3. Напечатать нужные чеки возврата или отмены.

Чек отмены заказа — это чек, который печатается во время отмены заказа. Когда заказ еще не был завершен, но его по каким-то причинам нужно отменить.

Чек возврата — это чек, который печатается при оформлении возврата. Когда заказ уже был полностью оплачен, завершен и выдан клиенту, но клиент решил по каким-то причинам вернуть заказ.

Для кассового аппарата нет разницы между чеками отмены и возврата. Все они отображаются в разделе Чеков возвратов продаж в Х-отчете.

В отчете Результаты за период отмененные заказы отображаются в строке Отмены заказов, а возвраты в строке Возвраты.

Подробнее про печать чеков отмены и возврата.

Выручка в X-отчете меньше, чем в программе и меньше фактически принятых от клиента денег за смену

Такая ситуация может сложиться по нескольким причинам.

1. Некоторые чеки продаж не были распечатаны.

Если при внесении оплаты от покупателя не распечатать чек продажи, то данная операция не будет отображена в Х-отчете. В отчете Результаты за период эта операция отразится.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму выручка в X-отчете меньше фактической выручки и данных в отчете Результаты за период.
  2. Определить по каким заказам не напечатаны чеки продажи.
  3. Напечатать нужные чеки продажи.

Подробнее про печать чеков продажи.

2. Некоторые чеки отмены заказа или возврата были напечатаны несколько раз.

Например, пробили чек на отмену заказа в 1 000 руб. два раза. В Х-отчете по операции возврата будет отображаться 2 000 руб.  А в отчете Результаты за период будет возврат на 1 000 руб.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму выручка в X-отчете меньше фактической выручки и данных в отчете Результаты за период.
  2. Определить по каким заказам или отменам чеки напечатаны несколько раз.
  3. Сделать отмену лишних чеков возврата или отмены.

Подробнее про отмену лишних чеков возврата или отмены.

Сумма полученных от клиентов наличных денег меньше, а сумма платежей по банковской карте больше, чем в отчетах за смену

Вероятная причина такого расхождения в том, что для заказов, оплаченных клиентом банковской картой, в программе был ошибочно указан тип платежа Наличные. Таким образом, чек пробит по оплате наличными.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму  и по каким заказам происходит расхождение.
  2. Отменить ошибочный чек на оплату наличными. Подробнее про отмену чеков продаж.
  3. Перейти в заказ и изменить тип платежа на По банковской карте:
    • Нажмите на оплаченную сумму в графе Оплачено.
    • Поменяйте тип платежа в открывшемся окне.
  4. Распечатать новый чек:
    • Поставить галочку в графе Печатать чек.
    • Нажать Печатать чек.

Аналогичным образом поступите со всеми заказами с некорректным типом оплаты.

Сумма полученных от клиентов наличных денег больше, а сумма платежей по банковской карте меньше, чем в отчетах за смену

Вероятная причина такого расхождения в том, что для заказов, оплаченных клиентом наличными, в программе был ошибочно указан тип платежа По банковской карте. Таким образом, чек пробит по оплате банковской картой.

В этом случае нужно:

  1. Определить на какую сумму  и по каким заказам происходит расхождение.
  2. Отменить ошибочный чек на оплату банковской картой. Подробнее про отмену чеков продаж.
  3. Перейти в заказ и изменить тип платежа на Наличные:
    • Нажмите на оплаченную сумму в графе Оплачено.
    • Поменяйте тип платежа в открывшемся окне.
  4. Распечатать новый чек:
    • Поставить галочку в графе Печатать чек.
    • Нажать Печатать чек.

Аналогичным образом поступите со всеми заказами с некорректным типом оплаты.