Руководство пользователя ИТигрис Оптима

Как добавить новый департамент (магазин, офис, склад, цех) в систему?

В системе Итигрис Оптима возможно создавать департаменты следующих типов: Магазин, Офис, Склад и Цех.

"Магазин" - это департамент, в котором происходит оформление заказов, реализация товаров, проверка зрения, работа с клиентской базой и т.д. Обычно департаменты типа "Магазин" в системе соответствуют реальным магазинам или салонам. В качестве названий таких департаментов рекомендуем использовать либо название, либо адрес соответствующего ему салона. Например, "Отдел №1" или "Ленина,1". В департаментах типа "Магазин" могут работать пользователи с правами доступа "Продавец", "Офтальмолог" и "Офтальмолог-продавец".

"Офис" - это департамент, который соответствуем вашему "административному" помещению, в реальной жизни его может и не быть. В департаменте типа "Офис" не может числиться товар. Это его главная особенность. К департаменту типа "Офис" прикрепляются сотрудники с правами доступа Топ-менеджер, Менеджер, Бухгалтер и Системный администратор.

Склад - это департамент, в котором происходит прием товаров, обработка заявок поставщикам, распределение и хранение товаров и т.д. Отличительная особенность Склада - с него не может быть осуществлена розничная продажа. Товар в нем может числиться, но продан быть не может. Он может быть только перемещен в департамент типа Магазин для последующей продажи. В департаменте типа Склад могут работать только сотрудники с правом доступа Работники склада.

Цех - это департамент, в котором происходит изготовление очков, линз из заготовок, массовок. В департаменте типа Цех может числиться товар, но оттуда он не может быть продан, только перемещен или включен в состав массовки или очков. Департамент типа Цех не является обязательным. Он является актуальным, если вы имеете или планируете автоматизировать рабочее место мастера, или если вы хотите иметь более подробную детализацию по стадиям (статусам) заказа Изготовление очков. В департаменте типа Цех числятся сотрудники с правом доступа Работники цеха.

Добавлять, редактировать и удалять департаменты может только пользователь с уровнем доступа Системный администратор

Чтобы добавить новый департамент, выберите в меню пункт "Департаменты"

Нажмите на кнопку "Добавить"

Укажите тип департамента

Укажите название департамента

В качестве названий обычно используются названия, понятные и знакомые всем сотрудникам вашей организации. Например, салон можно называть по адресу расположения "Ленина 36" или по принятому в вашей организации названию - "Радуга". Главное, чтобы вам было понятно. Эти названия нигде не будут выводиться на печать, они нужны только для удобной идентификации департамента всеми сотрудниками вашей организации.

Укажите юридическое лицо, к которому относится департамент

Именно от имени этого юрлица будут уходить заявки на товар поставщикам, отправляемые из этого департамента через электронный документооборот, а также выгружаться все операции, если вы используете выгрузку в 1С:Бухгалтерию.

Укажите город, адрес и телефон департамента

Укажите актуальный адрес и телефон департамента

Информация, указанная в графах "Город", "Адрес" и "Телефон" будет выводится на печать на бланке заказа. Поэтому рекомендуем вам заполнять все эти данные полностью.

Укажите часовой пояс, в котором находится департамент

Эта опция особенно полезна, если магазины сети находятся в разных часовых поясах.

Укажите, используется ли в департаменте фискальный регистратор

Если вы планируете осуществлять печать кассовых чеков непосредственно из программы в данном департаменте, выберите "Да"

Укажите, оказывает ли данный департамент услуги

Если вы выберите "Нет", то продавцы не смогут добавлять в состав заказов услуги в данном департаменте

Укажите базовый департамент поиска

Базовый департамент поиска - это тот департамент, по которому по умолчанию будет осуществляться поиск товара при необходимости заказать товар в другом департаменте вашей сети. Данный департамент будет проставляться изначально. При необходимости его можно будет изменять вручную. Логично указывать в качестве базового департамента поиска тот департамент, с которого в большинстве случаев будет заказываться товар (Например, Склад)

Укажите базовый склад для магазина

Эта опция особенно полезна, если у сети есть несколько магазинов и складов в разных городах. Базовым складом для магазинов обычно является ближайший. Указанный склад будет предлагаться везде по умолчанию. Но его можно будет изменить.

Укажите базовый цех для магазина

Эта опция очень удобна, если у сети несколько магазинов и цехов. Обычно базовым цехом для магазина является ближайший.

Выберите счета, закрепленные за департаментом

На указанных наличном и безналичном счете будут аккумулироваться суммы соответственно наличных и безналичных продаж в данном департаменте. Счет для инкассаций - это тот счет, на который будут перемещаться инкассированные суммы. Обычно это главный счет организации.

Чтобы вы имели возможность выбрать счета из списка, счета необходимо создать. Это может сделать пользователь с правом доступа "Топ-менеджер".

Подробнее о том, как создать счета, можно узнать ЗДЕСЬ

Нажмите на кнопку "Сохранить"

Созданный департамент будет отображен в Журнале департаментов

Созданный департамент будет отображен в списке департаментов

Чтобы отредактировать информацию о департаменте, нажмите на соответствующую строку в таблице