С чего начать работу с системой Итигрис Оптима?

Добро пожаловать в систему ИТигрис Оптима!

Ниже приведена последовательность действий, которая поможет вам оперативно и правильно начать работу в программе.

Необходимое оборудование и расходные материалы

Для работы в системе Итигрис Оптима вам понадобится некоторое оборудование и расходные материалы.

Ознакомиться с рекомендациями по их приобретению можно ЗДЕСЬ

Рекомендуем заняться вопросом приобретения оборудования и расходных материалов как можно раньше, в самом начале работы с Итигрис Оптима, так как на их покупку и доставку может потребоваться продолжительное время

Доступ в систему Итигрис Оптима

Работа с системой Итигрис Оптима полностью осуществляется через веб-интерфейс, т.е. работать в ней можно с любого устройства, имеющего доступ в интернет. Для работы вам будет необходим интернет-браузер. Мы рекомендуем использовать браузер Mozilla Firefox. Перед началом работы с программой убедитесь, что данный браузер установлен на вашем компьютере. Если потребуется, установите его.

Подробнее о том, как установить браузер Mozilla Firefox, можно узнать ЗДЕСЬ

Вход в систему ИТигрис Оптима

Чтобы зайти в ваше приложение Итигрис Оптима, запустите браузер Mozilla Firefox, введите в адресную строку постоянный адрес вашего приложения и нажмите Enter

Чтобы зайти в ваше приложение Итигрис Оптима, запустите браузер Mozilla Firefox, введите в адресную строку постоянный адрес вашего приложения и нажмите Enter

Постоянный адрес вашего приложения вам должен сообщить менеджер нашей компании в электронном письме в самом начале работы с системой. В этом же письме должен быть вложен файл сертификата, который понадобится вам в следующем шаге.

В появившемся окне введите логин "admin" и пароль, который указал Ваш менеджер в письме о начале работы. Далее нажмите кнопку "Обзор" и укажите расположение файла-сертификата (скачть его можно также из письма о начале работы). После этого нажмите "Войти"

В появившемся окне введите логин "admin", пароль "12345678". Далее нажмите кнопку "Обзор" и укажите файл сертификата. После этого нажмите "Войти"

Таким образом вы войдете в ваше приложение как пользователь с правами доступа "Системный администратор". Рекомендуем вам сразу поменять для него пароль на более сложный.

Вход в систему ИТигрис Оптима по умолчанию осуществляется по логину, паролю и сертификату конкретного пользователя. Соответственно, чтобы войти в систему с компьютера, помимо логина и пароля вам понадобиться указать расположение файла-сертификата пользователя. Т.е. он должен храниться на каждом компьютере, с которого вы планируете осуществлять вход в систему под данным пользователем. Таким образом снижается вероятность доступа к системе нежелательных лиц. Если вы хотите входить в систему только по логину и паролю (без сертификата) обратитесь к менеджерам компании ИТигрис для подключения соответствующей настройки  

Видео о входе в систему Итигрис Оптима:

Для удобства дальнейшего входа в систему Итигрис Оптима рекомендуем на каждом компьютере добавлять ссылку на ваше приложение в закладки браузера, или выносить ярлык на рабочий стол, или делать Итигрис Оптима стартовой страницей браузера Mozilla Firefox:

Как добавить или изменить закладку Итигрис Оптима в Mozilla Firefox?
Как добавить ярлык Итигрис Оптима на рабочий стол?
Как сделать Итигрис Оптима стартовой страницей браузера Mozilla Firefox?

В общем случае, план действий по началу работы с сиcтемой ИТигрис Оптима выглядит следующим образом:

1. Внесите в систему информацию о юридических лицах, департаментах и пользователях

Юридические лица

Информация о юридическом лице, указанная вами, будет отображаться на некоторых печатных формах, при создании электронных заявок поставщикам и т.д. Также при наличии нескольких юр. лиц, вы сможете указывать от имени какого из них осуществляются некоторые операции в системе и формировать некоторые отчеты.

Подробнее о том, как правильно завести в системе юр. лица, можно узнать ЗДЕСЬ

Департаменты

Департаменты - это структурные единицы программы, по которым проходят бизнес-процессы, в разрезе которых строятся многие отчеты, между которыми перемещаются товары и т.д. В реальной жизни это магазины, склады, офисы, цеха.
В системе можно создать департаменты следующих типов: Магазин, Офис, Склад и Цех. Изначально в системе есть только один департамент типа "Офис" - "Центральный офис", где и числится Системный администратор. Для начала вам необходимо добавить как минимум один департамент типа "Магазин",один департамент типа "Склад" и один департамент типа "Цех". Остальные департаменты можно будет добавить по ходу работы.

Подробнее о том, как правильно занести в систему департаменты, можно узнать ЗДЕСЬ

Пользователи

Пользователи - это основные "действующие лица" системы, это ваши сотрудники, от имени которых будут осуществляться операции в системе. Пользователи разделяются на несколько видов, в зависимости от прав доступа к программе и функционала: Офтальмолог, Продавец, Работник склада, Работник цеха, Менеджер, Бухгалтер, Системный администратор. Изначально в системе заведен только один пользователь "Системный администратор". Для каждого сотрудника вашей организации, работающего с системой, необходимо завести как минимум одного пользователя. При этом для одного сотрудника могут быть заведены и несколько пользователей с различными правами доступа.
Для начала вам понадобится как минимум по одному пользователю с правами доступа Топ-Менеджер, Работник склада, Продавец и Работник цеха

Подробнее о  том, как правильно добавить в систему пользователей, можно узнать ЗДЕСЬ

2. Задайте настройки системы с учетом особенностей вашей организации

Чтобы изменить настройки вашего приложения, перейдите в пункт меню "Настройки системы" - "Настройки приложения"
Настройки приложения позволят более гибко настроить систему под специфику вашей организации. При желании Вы можете пропустить данный этап, так как изменить настройки можно будет в дальнейшем, по ходу работы с программой.

Подробное описание настроек приложения можно посмотреть ЗДЕСЬ

3. Отметьте номенклатуру поставщиков, с которой вы планируете работать

В системе ИТигрис Оптима имеется возможность добавить необходимые номенклатурные позиции по многим поставщикам и производителям. Для этого необходимо зайти в программу под пользователем с правами доступа "Системный администратор" , выбрать пункт меню "Настройка системы" - "Номенклатура". В открывшемся окне нажмите кнопку "Номенклатура поставщиков" и на соответствующих закладках по видам товаров отметьте галочками нужные вам номенклатурные позиции. После этого нажмите кнопку "Обновить" внизу экрана и переходите к следующей вкладке. После того, как вы отметите галочками нужные позиции, они будут доступны при оформлении заказов в магазинах, а также при оформлении поставок товара.  

Те номенклатурные позиции, которые отсутствуют в предлагаемом списке, Вы сможете добавить позже, по мере создания в программе поставок товаров. Позиция, занесенная в программу в первый раз сохранится в системе и в дальнейшем будет доступна для выбора.

4. Заполните прейскуранты на товары и услуги, заведите скидки, заполните некоторые справочники

Прейскуранты в системе предназначены для того, чтобы сотрудники могли быстро и удобно выбрать необходимый товар или услугу из списка при оформлении заказа и при некоторых складских операциях. Также при создании заказов в магазине или поставок товара автоматически проставляются розничные цены из прейскуранта. Таким образом, ваши сотрудники не будут каждый раз выяснять, какую розничную цену указывать для того или иного товара.

Редактировать прейскуранты может сотрудник с правом доступа "Топ-менеджер" на закладке "Ценовая политика". Рекомендуем по-максимуму заполнить прейскуранты на товары и услуги перед началом работы с системой, чтобы ваши сотрудники не сталкивались с тем, что в системе отсутствует какой-либо товар или услуга. Однако при необходимости вы сможете дозаполнить прейскуранты и по ходу работы.

Прейскурант на товары

Прейскурант на товары необходим, чтобы автоматически проставлялись розничные цены при создании поставок товара, а также при закрытии заявок на заказные линзы и контактные линзы. Также при оформлении заказов в магазине при выборе заказного товара, происходит автоматический поиск возможных вариантов товара для заказа из прейскуранта на основании рецепта клиента.

Несмотря на то, что заполнение прейскуранта в некоторых случаем может быть достаточно трудоемким процессом, рекомендуем вам уделить данному вопросу особое внимание, так как корректно и полностью заполненный прейскурант - это залог дальнейшей комфортной и безошибочной работы вас и ваших сотрудников. Тем более, что заполнить его нужно только один раз в начале работы. Далее его необходимо просто поддерживать в актуальном состоянии. При создании прейскуранта в системе автоматически заполняются справочники продукции, и они станут доступны сотрудникам склада. В дальнейшем данные справочников можно будет отредактировать в интерфейсе системного администратора.

Подробнее о том, как правильно заполнить прейскурант на товары в начале работы с программой, можно узнать ЗДЕСЬ

Прейскурант на услуги

Прейскурант на услуги представляет собой список всех услуг со стоимостью, которые оказывает ваша организация. Продавцы смогут добавлять в заказы только те услуги, которые занесены в прейскурант на услуги.

Подробнее о том, как правильно заполнить прейскурант на услуги, можно узнать ЗДЕСЬ

Добавление скидок

Скидки в систему заносит сотрудник с уровнем доступа "Топ-менеджер" (пункт меню "Ценовая политика" - "Скидки"). Далее скидки смогут применяться в заказах в магазинах. В системе существует несколько видов скидок, которые позволят вам гибко настроить систему скидок.

Подробнее о том, как настроить скидки, можно узнать ЗДЕСЬ

Заполните некоторые справочники

Войдите в систему под пользователем "Системный администратор", перейдите в пункт меню "Справочники" на закладку "Общие". Здесь вам нужно будет заполнить как минимум справочник "Основания списания". Значения из этого справочника ваши сотрудники смогут выбрать при списании товара. Значения могут быть следующие: "Брак", "Возврат поставщику", "Ошибка при поставке" и т.д

Также по возможности можете сразу заполнить справочники "Категории денежного перевода (поступления)" и "Категории денежного перевода (списания)". Значения из этих справочников ваши сотрудники смогут выбрать соответственно при оформлении поступления/списания денег на счета.

Подробнее о редактировании справочников можно узнать ЗДЕСЬ

5. Поставьте на учет в системе товар из магазинов и складов

Если у вас есть несколько действующих салонов оптики, то рекомендуем переводить их на работу в системе ИТигрис Оптима последовательно: сначала полностью занести или перенести текущие остатки товара по складу или первому салону и начать оформлять заказы в системе Итигрис Оптима, после этого переходить ко второму салону и так далее.

Для постановки товара на учет в системе предварительно проводится инвентаризация всего имеющегося в салоне товара. После этого товар ставится на учёт в программу путем создания новых поставок товара. В общем случае товар ставится на учет в департамент "Склад", а уже потом перемещается по программе в нужный салон. При такой схеме у сотрудников салонов не будет доступа к информации о закупочной цене товара, они буду видеть только розничные цены. Но при необходимости вы можете заносить начальный остаток товара (а в дальнейшем и оформлять новые поступления) непосредственно в салон. При такой схеме, так как поставки товара будут создаваться в салоне, его сотрудники смогут видеть закупочную цену товаров.  Какой из двух вариантов использовать, решать вам. Лучше придерживаться той схемы, которая практикуется в реальной жизни: если весь товар сначала поступает на склад, а потом распределяется по торговым точкам, то лучше использовать первый вариант; если по факту новый товар ставится на учет в магазинах, то можете использовать второй вариант.

По умолчанию возможность создания поставок товара в магазин отключена. Для добавления этой возможности, обратитесь к менеджерам компании ИТигрис

Создавать поставки товара в системе Итигрис Оптима можно двумя способами: непосредственно в программе либо заполнить excel-шаблон поставки и потом загрузить его в систему. Второй вариант удобнее использовать, если у вас имеется большое количество товара или есть возможность выгрузить информацию об имеющихся товарах из используемой в настоящий момент учетной системы.

Подробнее о том, как создать поставку товара непосредственно в системе, можно узнать ЗДЕСЬ
Подробнее о том, как загрузить остатки товаров с помощью excel-шаблона, можно узнать ЗДЕСЬ

Рекомендации по созданию поставок с начальным остатком товара:

1. Создавайте отдельные поставки для каждого вида товара. Т.е. отдельные поставки по оправам, солнцезащитным очкам, линзам, контактным линзам, аксессуарам, готовым очкам;

2. В каждой поставке должен быть начальный остаток товара только из одного салона. Это значительно облегчит дальнейшее распределение товара по салонам - вы сможете переместить разом все товары из этой поставки в нужный салон;

3. Указывайте в поле "Комментарий" в поставке информацию, которая поможет вам идентифицировать поставку в журнале поставок. В случае большого количества поставок с начальным остатком это существенно упрощает работу. Вы можете написать в поле комментарий например "Оправы", чтобы в дальнейшем было легко понять, что это поставка с оправами. Или например "Контактные линзы (Салон №1)". Указанный вами комментарий будет отображаться в журнале поставок:

4. По возможности не создавайте поставок с очень большим количеством товаров, лучше разбейте их на несколько мелких по любому удобному для вас признаку (Например отдельные поставки по брендам оправ, либо отдельные поставки футляров и т.д.);

5. Аксессуары - это все сопутствующие и вспомогательные товары (например Футляры, Растворы, Салфетки и т.д.), а также те товары, которые невозможно отнести к оправам, солнцезащиным очкам, линзам или контактным линзам;

6. Если при создании поставки Аксессуаров в качестве Категории указать "Не маркируемые товары" (такая категория есть по умолчанию), то для таких товаров программа не будет присваивать индивидуальные номера, а следовательно для них не будет этикеток со штрихкодами. Рекомендуем указывать данную категорию для малогабаритных товаров, на которые физически невозможно приклеить этикетку со штрихкодом или для одинаковых товаров в большом количестве из прикассовой зоны, которые вы продаете поштучно (например для недорогих салфеток). При занесении подобного товара у вас должна получиться, например, такая позиция в поставке аксессуаров:  Категория  - Не маркируемые товары; Модель - Цепочка M100; Кол-во: 50

7. Для постановки на учет готовых очков вы можете использовать 2 варианта: 1. Ставить их на учет как массовку 2.  Ставить их на учет как Аксессуары с категорией "Готовые очки". В первом варианте вы сможете указать отдельно все характеристики оправы и каждой линзы. Такой способ целесообразен когда вы действительно хотите отображать большое количество характеристик по каждым готовым очкам. Excel-шаблона для загрузки массовок не существует, поэтому при таком варианте остатки готовых очков можно занести только вручную. Во втором варианте вы сможете указать только один параметр - модель. Например "Onelook 024 +3.5". Такой вариант удобен, когда у вас есть много однотипных готовых очков с несколькими вариантами цен. Для такого способа вы можете использовать excel-шаблон ля аксессуаров, в столбце "Категория" указывайте "Готовые очки". Вы также сможете настроить для категории товара "Готовые очки" отдельный формат этикетки со штрихкодом.

Для ускорения процесса рекомендуем в качестве поставщика для первоначального остатка товаров указывать "Начальный остаток". Если для вас в дальнейшем будет важна информация о реальных поставщиках начального остатка товара, тогда следует заводить поставки товара по каждому поставщику отдельно с указанием реального поставщика . Также , если вы заносите остатки по нескольким складам или салонам, можете завести нескольких поставщиков в виде "Начальный остаток (Салон№1)" и т.д., чтобы в дальнейшем можно было делать отбор поставок в журнале поставок по поставкам в конкретный салон или склад.

Добавить нового поставщика в систему может пользователь с правами Топ-Менеджер.

Подробнее о том, как добавить поставщиков в систему, можно узнать ЗДЕСЬ

6. Подключите принтер печати этикеток и задайте параметры печати этикеток со штрихкодами

Отличительной особенностью системы Итигрис Оптима является то, что каждая конкретная единица товара в ней имеет свой уникальный номер и штрих-код.Они присваиваются программой автоматически после подтверждения поставки товара в системе. Все товары, поступающие к вам на приход, должны быть промаркированы с помощью этикеток со штрихкодами. В дальнейшем, сканируя данный штрихкод, можно будет выводить информацию о товаре в программе, отслеживать все перемещения конкретной единицы товара и все изменения, происходившие с ним. Такой подход очень удобен, так как он полностью исключает возможность пересорта товара, позволяет детально отслеживать всю историю изменений по каждому товару.

Печать этикеток со штрихкодами осуществляется с помощью специального принтера. Его следует подключить к вашему компьютеру, установить для него драйвера и настроить параметры печати.

Более подробно о подключении и настройке принетра этикеток, можно узнать ЗДЕСЬ

После подключения принтера следует настроить параметры этикеток для каждого вида товара.

Для настройки параметров этикеток со штрихкодами зайдите в систему под пользователем с уровнем доступа "Системный администратор",  перейдите в пункт меню "Настройки систем" -"Настройки штрихкодов".

Более подробно о настройке этикеток со штрихкодами можно узнать ЗДЕСЬ

После настройки этикеток для каждого видео товара произведите пробную печать  каждого вида этикеток. Это можно сделать прямо из настроек этикеток. После этого убедитесь, что сканер штрихкодов распознает напечатанный на этикетках штрихкод. Для этого подключите сканер штрихкодов к компьютеру и попробуйте просканировать штрихкод в пустой документ Блокнот или MS Word. Если все хорошо, то после звукового сигнала сканер должен вывести в документ номер, напечатанный под штрихкодом. Если номер не выводится, то скорректируйте настройки этикеток.

Также проверьте, чтобы полосы на штрихкоде были четко пропечатаны, чтобы они частично не сливались между собой, а также чтобы штрих код полностью помещался на этикетке и не был вплотную к краю этикетки слева или справа. Все это может повлиять на корректность считывание штрихкода сканером

Если вы производите печать из браузера Mozilla Firefox впервые, то система предложи вам установить дополнение для печати JS Print. Сделайте это.

Более подробно об установке дополнения для печати JS Print можно узнать ЗДЕСЬ

7. Распечатайте этикетки со штрихкодами и промаркируйте ими весь товар, поставленный на учет
6. Распечатайте этикетки со штрихкодами и промаркируйте ими весь товар, поставленный на учет

Каждая единица поставленного на учёт товара, как уже было сказано выше, получает свой уникальный номер и штрихкод. Поэтому далее  из поставок следует распечатать этикетки со штрихкодами и расклеить их на соответствующий товар.

Подробнее о том, как распечатать этикетки со штрихкодами на товар, можно узнать ЗДЕСЬ

При расклеивании этикеток со штрихкодами старайтесь располагать их так, чтобы штрихкод был легко доступен для считывания, а также чтобы штрихкод не был изогнут или наклеен на выпуклую поверхность.

8. Распределите товар по салонам

Поставленный на учёт товар на складе распределяется по магазинам с помощью трансферов. Пока товар не будет числиться в магазине, его невозможно будет там продать.

Подробнее о том, как отправить трансфер товара со склада в магазин, можно узнать ЗДЕСЬ
Видео о создании трансфера: Посмотреть

Если вы создавали поставки с начальным остатком товара таким образом, что в каждой поставке был товар для одного магазина, то такую поставку можно всю целиком переместить в нужный магазин. Для этого используйте кнопку "Отправить все товары" в соответствующей поставке.

Далее отправленный со склада товар следует принять в магазине. Для этого необходимо в магазине принять трансфер товара со склада. Трансфер товара из департамента в департамент должен совпадать с его реальным перемещением. То есть если вы создали трансфер товара в магазин, то и по факту этот товар необходимо переместить в магазин.

Подробнее о том, как принять трансфер товара в магазине, можно узнать ЗДЕСЬ

После того, как трансфер товара принят в магазине, товар будет числиться в данном департаменте и его можно будет продавать. На принятый магазином товар при необходимости распечатываются ценники.

Подробнее о печати ценников на товар можно узнать ЗДЕСЬ

9. Проведите ревизию поставленного на учет товара

Проведение ревизии позволит выявить излишки товара в системе (которого на самом деле нет, но в системе он числится) и по результатам ревизии списать не найденный товар из системы. Такое возможно, когда, например, по мере постановки товара на учет он параллельно продается.  Данный этап не является обязательным, но мы рекомендуем по возможности перед началом работы все-таки проводить ревизии всего товара. Однако ее можно будет провести и в любое другое время.

Перед созданием ревизии убедитесь, что все трансферы товара во всех департаментах завершены, так как в случае незавершенного трансфера товар продолжает числиться там, где был создан исходящий трансфер. Также проверьте чтобы все поставки были подтверждены, так как товар из неподтвержденных поставок не числится в системе. Также если к этому моменту вы уже делали какие-то списания товара, убедитесь что все списания подтверждены топ-менеджером. Так как товар из созданного, но не подтвержденного списания все еще продолжает числиться в системе.

Ревизии необходимо создавать и проводить в каждом департаменте отдельно.  Для ревизии вам понадобится сканер штрихкодов.

Подробнее о том, как создать и провести ревизию, можно узнать ЗДЕСЬ

10. Подключите и настройте контрольно-кассовый аппарат (при необходимости печати чеков из программы)

В случае, если ваша организация использует в работе кассовые аппараты или фискальные регистраторы, система ИТигрис Оптима позволяет отправлять на печать кассовые чеки прямо из программы. Для настройки данного функционала, пожалуйста, обратитесь к специалистам компании ИТигрис.

Обращаем ваше внимание, что сотрудники компании ИТигрис не регистрируют и не настраивают фискальные регистраторы. Для решения этих вопросов вам следует обратиться в любой Центр технического обслуживания кассовых аппаратов вашего города.

На момент подключения сотрудником Итигрис фискального регистратора к программе должны быть соблюдены следующие условия:

  1. ФР должен быть зарегистрирован в Налоговой инспекции;
  2. У вашей организации должен быть заключен договор с Оператором фискальных данных (далее ОФД), а в самом ФР прописаны настройки обмена с ОФД;
  3. На компьютере, к которому будет подключен ФР должен быть установлен драйвер Атол (версии 8.16.1.8701) или Штрих-М (версии 4.14.0.688), в зависимости от производителя вашего ФР.

Скачать их можно по этой ссылке:  http://optimahelp.itigris.ru/m/57540/l/589238-#kkm

4.  После инсталляции драйверов необходимо убедиться, что компьютер установил связь с ФР, а сам ФР передает данные в ОФД. Сделать это можно с помощью печати тестовых чеков из драйвера ФР и проверки их отправки в ОФД

В случае, если требования закона об онлайн-кассах для вас пока не актуальны, вы можете подключить к программе любой фискальный регистратор АТОЛ или Штрих-М старого образца или же использовать кассовый аппарат отдельно от программы и печатать на нем чеки вручную.

Поздравляем! Теперь ваши сотрудники могут начинать полноценную работу с системой ИТигрис Оптима!

Теперь товар уже может продаваться в магазинах, офтальмологи могут оказывать услуги по проверке зрения и подбору контактных линз, продавцы могут создавать различные заказы и работать с клиентами. Менеджмент и Бухгалтерия могут контролировать происходящий процесс, пользуясь различными отчётами и журналами, информация в которые попадает в режиме реального времени.

Обучение сотрудников

Рекомендуем уделить особое внимание вопросу обучения ваших сотрудников работе в системе ИТигрис Оптима. Для этого заблаговременно передайте им ссылки на инструкции по началу работы в программе:

Продавец: Основы работы в программе http://optimahelp.itigris.ru/m/56364/l/624255-
Продавец: Обучающий видеоурок: http://optimahelp.itigris.ru/m/56364/l/894076-
Офтальмолог: Основы работы в программе http://optimahelp.itigris.ru/m/58472/l/627085-
Работник склада: Основы работы в программе http://optimahelp.itigris.ru/m/57428/l/627102-
Топ-менеджер: Основы работы в программе http://optimahelp.itigris.ru/m/57456/l/651040-

Также вашим сотрудникам следует принять участие в обучающих вебинарах Академии ИТигрис. О запланированных вебинарах мы будем заранее оповещать вас по электронной почте, а также через раздел "Новости" программы.

Подробнее о вебинарах Академии Итигрис  можно узнать ЗДЕСЬ

Поддержка пользователей ИТигрис Оптима

Естественно, что в начале работы с новой программой у вас и ваших сотрудников будет возникать много вопросов и уточнений. Мы понимаем это и специально в помощь пользователям Итигрис Оптима, в т.ч. только начинающим осваивать программу, разработали комплексную систему поддержки пользователей. Пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с ней по данной ссылке - ТЕХПОДДЕРЖКА и, по мере возможности, доведите данную информацию до вашего персонала. Это позволит каждому сотруднику четко понимать, что делать в той или иной затруднительной ситуации и где получить ответ на свой вопрос.