Руководство пользователя ИТигрис ОптимаПродавцыЗаказ "Изготовление очков"Схема заказа "Изготовление очков" (этапы и статусы заказа)

Схема заказа "Изготовление очков" (этапы и статусы заказа)

В данной статье описана схема бизнес-процесса для заказа "Изготовления очков", а именно этапы, которые проходит заказ от создания до завершения, а также действия всех пользователей системы Итигрис Оптима на данных этапах.

На схеме представлены 3 возможных сценария, по которым протекает заказ "Изготовления очков", в зависимости от наличия/отсутствия нужных линз. А именно:

1. Нужных линз нет в наличии ни в одном из департаментов (Сценарий А на схеме);
2. Нужные линзы есть в наличии в департаменте оформления заказа (Сценарий B на схеме);
3. Нужных линз нет в департаменте оформления заказа, но они есть в наличии в других департаментах (в т.ч. на складе) (Сценарий C на схеме).

Ниже схемы представлены подробные описания каждого из этих сценариев развития событий.

Для увеличения изображения, нажмите на него

Сценарий А: Нужных линз нет в наличии ни в одном из департаментов

А1 - Создать заказ "Изготовление очков"
Пользователь с правами "Продавец" создает в системе новый заказ "Изготовление очков", при необходимости заносит данные о рецепте клиента или выбирает уже имеющийся в базе рецепт, добавляет в заказ оправу. Далее Продавец переходит к работе с линзами. Первым делом он должен проверить, есть ли нужные линзы в магазине. Если нужных линз нет, нужно проверить, есть ли нужные линзы в других департаментах. Если там их тоже нет или заказывать их оттуда нецелесообразно, продавцу следует создать заявки на заказные линзы.

А2 - Добавить заявки на заказные линзы
Продавец добавляет в заказ "Изготовление очков" заявки на заказные линзы. Должен быть активным значок "Заказная линза". Мы рекомендуем пользоваться кнопкой "Поиск линз" и осуществлять поиск нужной линзы по прейскуранту. Если прейскурант еще не заполнен или нужной линзы в нем нет, тогда продавец заполняет все параметры линзы, в т.ч. и ее стоимость вручную. Далее продавец завершает оформление заказа. Заказ после этого приобретает статус "Ожидает линз". Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.

А3 - Оформить заявки на линзы
Продавец или Работник склада связывается с поставщиком и договаривается о поставке нужных линз. После того, как получено подтверждение от поставщика, Продавец или Работник склада (в зависимости от настроек вашего  приложения) отмечает, что линзы заказаны (либо через пункт меню "Заявки на товар", либо через отчет "Заявки на линзы").

Данный этап при необходимости можно отключить. Тогда все заявки на линзы после оформления в магазине заказа "Изготовление очков" будут по умолчанию числиться заказанными и иметь статус "Заказана"  Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228

А4 - Принять заявки на линзы
Когда линзы поступают от поставщика, Продавец или Работник склада (в зависимости от настроек вашего приложения) принимает заказные линзы, т.е. отмечает для каких заказов пришли линзы, через пункт меню "Заявки на товар", либо через отчет "Заявки на линзы". После этого статус заявки на линзу меняется на "Закрыта", а заказа "Изготовление очков" - на "Принят". Вместо заявок на линзы в заказе "Изготовление очков" будут уже реальные линзы с присвоенными им программой номерами (соответствуют номерам под штрихкодом).

А5 - Положить линзы в пакет-заказ
После того, как заявки на линзы обработаны в программе, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков.

А6 - Принять готовый заказ в магазине
Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее следует отметить, что данный заказ принят, т.е. в магазин доставлены готовые очки. Для этого следует нажать на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ. После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.

Данный этап при необходимости можно отключить. Тогда все заказы "Изготовление очков" после обработки заявок на линзы будут сразу менять статус на "Готов", а продавцу не нужно будет указывать мастера, изготовившего очки. Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228

А7 - Выдать и завершить заказ "Изготовление очков"
На данном этапе продавцу стоит дождаться клиента либо связаться с ним и сообщить, что его заказ готов и ожидает выдачи.  Когда клиент придет забирать очки, продавцу следует выдать клиенту готовые очки и гарантийный талон. В заказе "Изготовление очков" необходимо нажать кнопку "Выдача заказа" и завершить заказ. После этого статус заказа изменится на "Завершен"

Сценарий В: Нужные линзы есть в наличии в департаменте оформления заказа

В1 - Создать заказ "Изготовление очков"
Пользователь с правами "Продавец" создает в системе новый заказ "Изготовление очков", при необходимости заносит данные о рецепте клиента или выбирает уже имеющийся в базе рецепт, добавляет в заказ оправу. Далее Продавец переходит к работе с линзами. Первым делом он должен проверить, есть ли нужные линзы в магазине. Далее будет рассмотрен порядок действий продавца при условии, что нужные для оформляемого заказа "Изготовление очков" линзы есть на остатках в магазине

В2 - Просканировать штрихкоды линз в заказ
Продавец находит нужные линзы и сканирует их штрихкоды в поле "Штрихкод линзы" для каждого глаза. Заказ после этого приобретает статус "Принят", то есть нужные линзы добавлены в заказ. Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.

В случае, когда в магазинах поддерживается на остатках банк линз, чтобы не задерживать покупателя поиском нужных линз на складе, можно включить настройку, позволяющую продавцу видеть остатки линз в своем магазине в программе и просто выбирать нужные линзы из списка. А по факту добавлять линзы в заказ уже после того, как клиент оформит заказ и уйдет. Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228

B3 - Положить линзы в пакет-заказ
После того, как штрихкоды линз просканированы в заказ, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков.

В4 - Принять готовый заказ в магазине
Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее следует отметить, что данный заказ принят, т.е. в магазин доставлены готовые очки. Для этого следует нажать на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ. После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.

Данный этап при необходимости можно отключить. Тогда все заказы "Изготовление очков" после обработки заявок на линзы будут сразу менять статус на "Готов", а продавцу не нужно будет указывать мастера, изготовившего очки. Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228

B5 - Выдать и завершить заказ "Изготовление очков"
На данном этапе продавцу стоит дождаться клиента либо связаться с ним и сообщить, что его заказ готов и ожидает выдачи.  Когда клиент придет забирать очки, продавцу следует выдать клиенту готовые очки и гарантийный талон. В заказе "Изготовление очков" необходимо нажать кнопку "Выдача заказа" и завершить заказ. После этого статус заказа изменится на "Завершен"

Сценарий С: Нужных линз нет в департаменте оформления заказа, но они есть в наличии в других департаментах (в т.ч. на складе)

С1 - Создать заказ "Изготовление очков"
Пользователь с правами "Продавец" создает в системе новый заказ "Изготовление очков", при необходимости заносит данные о рецепте клиента или выбирает уже имеющийся в базе рецепт, добавляет в заказ оправу. Далее Продавец переходит к работе с линзами. Первым делом он должен проверить, есть ли нужные линзы в магазине. Если нужных линз нет, нужно проверить, есть ли нужные линзы в других департаментах. Если там их тоже нет или заказывать их оттуда нецелесообразно, продавцу следует создать заявки на заказные линзы.

С2 - Добавить заявки на линзы из другого департамента
Продавец добавляет в заказ "Изготовление очков" заявки на линзы из другого департамента. Должен быть активным значок "Из другого департамента". Мы рекомендуем пользоваться кнопкой "Поиск линз" и осуществлять поиск нужной линзы по реальным остаткам других департаментов, а не заполнять все параметры линзы вручную. Далее продавец завершает оформление заказа. Заказ после этого приобретает статус "Ожидает линз". Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.

С3 - Создать трансфер линз в департамент оформления заказа
Рассмотрим два варианта:
1. Нужная линза заказывается из остатков склада
2. Нужная линза заказывается из остатков другого магазина.

1. Все заявки из магазинов на линзы со склада у пользователя Работник склада отображаются в отчете "Заявки на линзы" на закладке "Линзы из другого департамента". Для отправки линз нужно просканировать штрихкоды отправляемых линз в соответствующие заявки. После этого линзы будут автоматически перемещены по программе в нужный департамент. Создавать отдельно трансфер вручную не нужно. Более подробно о работе с заявками на линзы из другого департамента на складе можно узнать ЗДЕСЬ

2. В магазинах заявки на линзы от других магазинов отображаются в Заданиях. после получения задания на отправку линзы в другой департамент следует создать трансфер и отправить требуемые линзы в департамент получения. Как обрабатывать такие заявки и отправлять линзы в другой департамент можно узнать ЗДЕСЬ

С4 - Отправить линзы в мастерскую
Рассмотрим два варианта:
1. Нужная линза заказывается из остатков склада
2. Нужная линза заказывается из остатков другого магазина.

1. После того, как заявки на линзы обработаны в программе (т.е. в отчет "Заявки на линзы" просканированы штрихкоды линз), сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков.
2.После того, как заявки на линзы из другого даепаратмента доставлены в дапертамент оформления заказа, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков. Такж возможен вараинт, когда депаратмент, у которого вы просите линзы, отправляет эти линзы сразу в мастерскую, где их уже ждет пакет-заказ (оправа+гарантийный талон).

С5 - Принять трансфер линз в магазине
Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует подтвердить получение трансфера линз из магазина-отправителя (этикетки со штрихкодами должны вернуться в магазин вместе с пакте-заказом)

С6 - Добавить линзы в заказ
Необходимо просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее в заказе следует нажать кнопку "Добавить линзы" и просканировать штрихкоды линз в соответствующие поля. Заказ после этого приобретает статус "Принят"

С7 - Принять готовый заказ в магазине
Для этого следует нажать в заказе "Изготовление очков" на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ. После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.

Данный этап при необходимости можно отключить. Тогда все заказы "Изготовление очков" полсе обработки заявок на линзы будут сразу менять статус на "Готов", а продавцу не нужно будет указывать мастера, изготовившего очки. Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228

С8 - Выдать и завершить заказ "Изготовление очков"
На данном этапе продавцу стоит дождаться клиента либо связаться с ним и сообщить, что его заказ готов и ожидает выдачи.  Когда клиент придет забирать очки, продавцу следует выдать клиенту готовые очки и гарантийный талон. В заказе "Изготовление очков" необходимо нажать кнопку "Выдача заказа" и завершить заказ. После этого статус заказа изменится на "Завершен"